1.01 MELDOWANIE GOŚCI INDYWIDUALNYCH

Ekran meldunku indywidualnego służy do wprowadzania do systemu meldunków gości indywidualnych. Meldowanie odbywa się poprzez wypełnienie ekranu meldunku indywidualnego według podanych pól. Jeśli kursor znajduje się w polu„NUMER POKOJU”wciskając klawisz funkcyjny -F1- system wyświetla listę wolnych pokoi z wybranego wcześniej przedziału czasu. Recepcjonistka może dokonać wyboru pokoju klawiszem -ENTER- lub zrezygnować wciskając klawisz -Esc-. Po wypełnieniu i akceptacji informacji system automatycznie przechodzi do meldunku następnego gościa. Typ pokoju określa standardową pojemność pokoju (TYP=„4”oznacza ze pokój jest czteroosobowy). System zezwala na zameldowanie dowolnej ilości osób do pokoju. Osoby przekraczające standardową pojemność pokoju traktowane gości jako „dostawki”. Apartamenty czyli pokoje oznaczone symbolem„A,B,Citd.” NIE POSIADAJĄ DOSTAWEK. Typ danego pokoju jest określany w systemie podczas deklaracji pokoi lecz może zostać zmieniony przez recepcjonistkę na czas meldunku poprzez wpisanie dowolnie wybranego typu w pole„TYP POKOJU”. Pole„RODZ.PŁA.”(rodzaj płatności) jest polem informującym system w jaki sposób ma być liczona opłata za pokój w czasie meldunku. Jeśli opłata za pokój będzie regulowana indywidualnie przez gościa należy wprowadzić znak„I”. Jeśli opłata za pokój będzie regulowana za pośrednictwem biura podróży należy wprowadzić znak „V”.W drugim przypadku do indywidualnego rachunku gościa nie będzie doliczana opłata za pokój oraz wszystkie usługi wliczane w cenę pokoju (np. śniadania). Przy pomocy powyższego ekranu dokonuje się również meldunku gości indywidualnych z rezerwacją. Jeśli kursor znajduje się w polu„DATA WYJAZDU”wciskając klawisz funkcyjnyF1/F2system wyświetla zestawienie bieżących rezerwacji. Klawiszem„ENTER”należy dokonać wyboru rezerwacji. System na podstawie rezerwacji automatycznie wpisuje dane meldunkowe. Dalszą cześć meldunku należy przeprowadzić analogicznie jak przy meldunku bez rezerwacji. Podczas wprowadzania danych w określonych polach system udostępnia następujących informacji;

1. Pole - DATA WYJAZDU - klawisz funkcyjny  -F1-  - Zestawienie rezerwacji  indywidualnej na dany dzieńF2zestawienie wszystkich rezerwacji F3Zestawienie meldunków skróconych.

2. Pole - NUMER POKOJU - klawisz funkcyjny  -F1-  - Zestawienie wolnychpokoi w podanym przedziale czasu

3. Pole - RODZ.GOŚ -           klawisz funkcyjny  -F1-  - Wykaz zadeklarowanychrodzajów gości

4. Pole - NAZWA BIURA -  klawisz funkcyjny  -F1-  - Zestawienie biur podróży 

5. Klawisz funkcyjny  -F4-  umożliwia podgląd zarezerwowanych pokoi przez gościa podczas meldunku z rezerwacją

6. Klawisz funkcyjny  -F5-  umożliwiadopisanie usług dodatkowychwykorzystywanych przez gościa. Usługi powinny być wpisywane przy końcu meldunku jeśli kursor znajduje się w polu "Rodzaj płatności"lub później.

7. Klawisz funkcyjny  -F6-  umożliwia wpisanie danych o firmie które mogą byćwykorzystaneprzy drukowaniufaktury.

8. Klawisz funkcyjny - Ctrl+F3 -kartoteka historii meldunków

9. Klawisz funkcyjny - Ctrl+F4 -kartoteka archiwum meldunków

10. Klawisz funkcyjny - Ctrl+F5 -kartoteka stałych gości

Podczas korzystania z powyższych kartotek system umożliwia szybkie wyszukaniedanych meldunkowych gościa ( jeśli był wcześniej zameldowany w hotelu ) i przepisanie ich do formularza meldunków.

ZNACZENIE POSZCZEGÓLNYCH PÓL

1. NUMER MELDUNKU-Kolejny numer meldunku w danym roku kalendarzowymwpisywany automatycznie przez system.

2. DATA PRZYJAZDU    -Data zameldowania gościa wpisywana automatycznie przezsystem.

3. DATA WYJAZDU        - Przewidywana data wyjazdu gościa (istnieje możliwośćwpisania ilości dni pobytu).

4. NUMER POKOJU        - Numer zajmowanego pokoju.

5. TYP POKOJU               - Typ pokoju wpisywany automatycznie przez system( typ pokoju może być zmieniony na czas meldunku w  celu zmiany sposobu liczenia opłaty za pokój ).

6. RODZ.GOŚ.                   - Rodzaj gościa wpisywany według wcześniej zadeklarowanych danych wSYSTEMIEumożliwiaautomatyczne ustawienie cenników rodzaj usługdodatkowych oraz wykonywanieokreślonych raportów w/g. podanego klucza.

7. IMIĘ                                 - Imię gościa.

8. NAZWISKO                   - Nazwisko gościa.

9. IMIĘ OJCA                     - Imię ojca gościa.

10.DATA URODZENIA     - Data urodzenia gościa.

11.MIEJSCE URODZ.       - Miejsce urodzenia gościa ( miejscowość ).

12.OBYWATELSTWO      - Obywatelstwo gościa ( trzyliterowy symbol kraju ).

13.ADRES PAŃSTWO       - Państwo w którym gość jest zameldowany na stałe( trzyliterowy symbol kraju ).

14.MIEJSCOWOŚĆ           - Miejscowość w której gość jest zameldowany na stałe.

15.ULICA                                  -Adres meldunku stałego gościa.

16.NUMER DOMU               -Numer domu adresu gościa.

17.LOKALU                               - Numer lokalu adresu gościa.

16.KOD POCZTOWY        -Kod pocztowy adresu ( możliwość wykorzystania przy  wysyłaniu zaproszeń dla stałych gości ).System próbuje sam automatycznie wpisać kod pocztowy gościa na podstawie wcześniejszych danych meldunkowych. Dlatego warto jest to wykonywać rzetelnie.

17.NUMER DOWODU       - Numer dokumentu na podstawie którego zostały wpisane powyższe dane.

18.NUMER EWIDEN.        -PESELjeśli numer zostanie wpisany oraz w polu "DYSKRECJA"zostanie wpisana litera„N”systemautomatycznie podczas wymeldowywania wpisze dane  meldunku do kartoteki stałych gości.

19.DYSKRECJA                     - Pole umożliwia odnotowanie faktu żądania przez gościadyskrecji o jego pobycie w hotelu. 

20.POSIŁEK ROZ.            -Posiłek od którego gość zaczyna pobyt w hotelu "S" śniadanie, "O" obiad, "K" kolacja. Wykorzystywane w obiektach z pełnym wyżywieniem do planowania pracy gastronomii.

20.NR. SAMOCHODU        - Numer samochodu gościa , informacja użyteczna w celu znalezienia właściciela samochodu stojącego na parkingu hotelowym ( włączony alarm samochodu ). System  sprawdza numer z kartoteką skradzionych samochodów znajdującą się w programie.SYSTEM - SKRADZIONESAMOCHODY.

 21.USŁUGI DODATKOWE- Informuje system czy do rachunku gościa mają byćdopisywane cyklicznieraz na dobęusługi dodatkowe takie jak śniadania , obiady , kolacje , parking itp. Usługidodatkowe wpisywane są przez system automatycznie lubprzy pomocy klawisza funkcyjnegoF5. Dokładny opissposobu dopisywania usługdodatkowych znajduje się w dalszej części instrukcji.

 22.PARKING                        - Informuje system czy gość korzysta z parkingu hotelowego. Jeśli tak („T”) system bez względu czy gość korzysta zdodatkowych usług hotelowych automatycznie dolicza do rachunku gościa cenę parkinguza każda dobę hotelową. 

23.GRUPA USŁUG               - Informuje system która grupa usług ma być dopisana domeldunku gościa w przypadku automatycznego przypisywania usług dodatkowych.

 24.RODZ.PŁA.                     - Rodzaj płatności („I”lub”V”) określa sposób obliczania rachunku gościa. Jeśli wpisany zostanie znak„V”system nie dolicza do rachunku gościa ceny za pokój oraz wszystkich usług dodatkowych doliczanych do ceny  pokoju. Gość płaci tylko za usługi dodatkowe niewchodzące w skład ceny pokoju.Opcja ta wykorzystywana jest jeśli pobyt gościa został opłacony w innej instytucji ( biuro podróży , zakład pracy itp. ).

 25.NAZWA IMPREZY        - Pole informacyjne wykorzystywane tylko w przypadku jeślipobyt gościa opłacany jest przez biuro podróży  (RODZ.PŁA.=„V”).                                                 

26.RODZAJ BIURA              -„K”lub„Z”krajowe lub zagraniczne , określa rodzajbiura które opłaciło pobyt gościa. Pole aktywne tylko w przypadku  (RODZ.PŁA.=„V”).

 27.NAZWA BIURA                - Nazwa biura które zorganizowało (opłaciło) pobyt gościa. Nazwa powinna zostać wcześniej zadeklarowana wsystemie.

28.NR.CENNIKA                    - Informuje system według którego cennika ma być liczonyrachunek za pobyt gościa w hotelu . System umożliwiawprowadzenie do10cenników .Rodzaje cenników oraz sposób liczenia ceny za pokuj zostanie opisany  w dalszej części instrukcji podczas omawiania funkcjiSYSTEMOWYCH.

 29.RODZAJ CENNIKA         - Informuje system według którego rodzaju cennika ma być nalicza cena za pokuj. System wyposażony jest w trzy rodzaje cenników ; "P" pokojowy, "O" ofertowy, "L" łóżkowy.

 29.PRZYJEŁA MEL.               - Podpis osoby przyjmującej meldunek. Jeśli system wyposażony jest w czytniki kart w tym momencie program żąda potwierdzenie wpisu kartą magnetyczną  .